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Bewerberdatenschutz

Vielen Dank für Ihren Besuch auf unserer Website und Ihrem Interesse an der Zoologischen Gesellschaft Frankfurt (ZGF) als Arbeitgeberin. Der Schutz persönlicher Daten von Bewerbern, Mitarbeitern und allen mit uns verbundenen Dritten ist uns besonders wichtig.

Auf dieser Seite finden Sie spezifische Informationen der Zoologischen Gesellschaft Frankfurt zum Schutz von Bewerberdaten, welche im Zuge von Bewerbungen an uns übermittelt werden und erläutert den Umgang mit persönlichen Daten im Laufe des Bewerbungsverfahrens. 
Die allgemeine Datenschutzerklärung der ZGF finden Sie auf unserer Webseite unter folgendem Link. 

Zur besseren Übersichtlichkeit ist diese Erklärung in drei Teile gegliedert: Teil A enthält allgemeine und individuelle Informationen rund um Ihre Bewerbung bis zum Eingang dieser bei uns. Informationen zum Bewerberdatenschutz im Rahmen des Auswahlverfahrens finden Sie in Teil B. Teil C behandelt die Abläufe nach der Stellenbesetzung sowie Auskunft über Ihre Rechte als Bewerber/-in.

Teil A - Allgemeine und individuelle Informationen bis zum Eingang Ihrer Bewerbung

1. Wer ist verantwortlich für die Datenerhebung und -verarbeitung?

Verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen ist die:

 Zoologische Gesellschaft Frankfurt von 1858 e. V.

Referat Finanzen – Abt. Human Resources

Bernhard-von-Grzimek-Allee 1

60316 Frankfurt am Main

Tel: 069 94 34 46 - 20

E-Mail: hr@fzs.org

 

Datenschutzbeauftragter der Zoologischen Gesellschaft Frankfurt ist die

TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH

E-Mail: datenschutz@zgf.de

 

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der Personalgewinnung haben, kontaktieren Sie uns bitte wie oben angegeben mit dem Stichwort: Datenschutz und Bewerbungsmanagement.

 

2. Welchen Zweck hat die Erhebung personenbezogener Daten?

Persönliche Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung benötigt. Daten, welche Sie uns im Zuge Ihrer Bewerbung übermitteln, werden nur für den Zweck der Bewerberauswahl verarbeitet. Dabei werden nur solche Daten verwendet, die Sie uns direkt übermittelt haben. Dies können neben Informationen in elektronischer und schriftlicher Form auch solche sein, die Sie uns persönlich und telefonisch mitgeteilt haben. 

 

Gerne berücksichtigen wir Ihre Bewerbung auch für weitere Positionen in unserer Gesellschaft oder Schwesterorganisationen. In diesem Falle würden wir Sie kontaktieren und dazu einladen, sich auf eine solche Position zu bewerben. Sie entscheiden dann ausschließlich, ob Sie sich auf die Vakanz bewerben möchten oder nicht, oder ob Sie uns eine schriftliche Erlaubnis erteilen, Ihre Bewerberinfor­mationen bei der Stellenbesetzung zu berücksichtigen.

Auch bei Initiativbewerbungen werden Sie von uns vorab informiert, ob eine Stelle verfügbar ist, welche zu Ihrem Profil passt.

 

3.    Welche personenbezogenen Daten werden erfasst?

Es werden persönliche Daten erfasst, welche Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens übermitteln und welche in diesem relevant für die Stellenbesetzung sind. Dazu gehören beispielsweise Vor- und Nachname, Anschrift, Kontaktdaten, darunter die E-Mail-Adresse, die Position, auf welche Sie sich bewerben sowie Angaben, die Sie uns zu Ihrer persönlichen Bewerbung übermittelt haben. Möglicherweise benötigen wir z.B. zusätzliche Angaben zu Ihrem beruflichen Werdegang oder Kenntnissen und Fähigkeiten, um Ihr Anliegen sorgfältig beurteilen zu können.

  

Handelt es sich bei Ihrer Anfrage um eine Initiativbewerbung, fragen wir Sie möglicherweise auch nach Vorlieben und Interessen, um besser in der Lage sein zu können, nach geeigneten Positionen innerhalb unserer Gesellschaft zu suchen.

 

4. Auf welcher Rechtsgrundlage und wie erheben wir Ihre persönlichen Daten im Rahmen einer Bewerbung?

Wir erheben Ihre persönlichen Daten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens insb. auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 b), Art. 88 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i.V.m. § 26 Abs. 1 Satz 1, 1. Alt. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

 

Bei einer Email-Bewerbung erfassen wir alle relevanten Daten in unserer Auswertungsübersicht und laden Ihre Dokumente inkl. Ihrer Email in unser Cloud- oder Server-Tool hoch. Ihre Email wird im Anschluss in einem verschlüsselten Host-Ordner gespeichert.

 

Bei einer Papierbewerbung scannen wir Ihre Bewerbungsunterlagen ein und laden diese in unserem Cloud- oder Server-Tool hoch. Ihre Originalunterlagen erhalten Sie nach der Erfassung der Informationen oder Abschluss des Rekrutierungsprozesses per Post zu unserer Entlastung zurück.

 

Teil B - Informationen zum Bewerberdatenschutz im Rahmen des Auswahlverfahrens

1.    Wer verarbeitet die Informationen und Daten aus Ihrer Bewerbung?

Aufgrund der Organisationsstruktur der ZGF und je nach Position, auf welche Sie sich bewerben, kann Ihre Bewerbung von verschiedenen Stellen verarbeitet werden. In jedem Fall werden Ihre persönlichen Daten ausschließlich von ZGF-Angehörigen und gegebenenfalls von Dienstleistern/Partnern verarbeitet, die vertraglich gebunden und rechtlich verpflichtet sind, die einschlägigen Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

 

2.    Wer wird über Ihre Bewerbung informiert?

Ihre persönlichen Daten werden streng vertraulich behandelt und nur den zuständigen am Bewerbungsverfahren beteiligten Personen und Dienstleistern/ Partnern zur Verfügung gestellt, die für das Auswahlverfahren notwendige Leistungen erbringen.

 

Falls Sie für eine Beschäftigung in Betracht kommen, ist die nachfolgende Verwendung bzw. Weitergabe Ihrer persönlichen Daten auf rein beschäftigungs­bezogene Zwecke und auf die Personengruppe beschränkt, die im Rahmen der Einstellung Kenntnis darüber erlangen muss. Dies gilt auch für Informationen, die internen oder externen Dienstleistern für erforderliche Vorbeschäftigungs­prüfungen und Anmeldungen offengelegt werden.

 

3.    Wie können Sie Ihre persönlichen Daten ändern?

Sie können jederzeit die Änderung Ihrer personenbezogenen Informationen, einschließlich persönlicher Daten und angehängten Dokumenten ändern, aktualisieren oder löschen lassen, indem Sie uns eine E-Mail mit Ihrem Änderungswunsch an jobs@fzs.org schicken. Bitte teilen Sie uns dabei möglichst detailliert mit, welche Daten und Informationen geändert werden sollen.

Auf gleichem Wege können Sie ebenfalls Ihre Bewerbung jederzeit zurückziehen.

 

In diesem Fall informieren wir alle am Bewerbungsprozess beteiligten Personen und Dienstleister, die Ihre persönlichen Daten erhalten haben, und fordern sie zur sofortigen Löschung bzw. Änderung Ihrer persönlichen Daten auf.

 

4. Welche Daten werden im Rahmen Ihrer Bewerbung erhoben/ verwendet?
Es werden nur diejenigen Daten verwendet, welche unmittelbar und persönlich von Ihnen stammen. Hierzu können auch Daten gehören, die Sie zur beruflichen Darstellung online zur Verfügung stellen, so beispielsweise auf sozialen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn. Wir freuen uns daher auf Hinweise und Links zu Ihren beruflichen Netzwerken. Eine Suche nach privaten Informationen erfolgt nicht.

 

5. Eine andere Vakanz?
Gibt es eventuell eine andere Vakanz innerhalb der ZGF oder einer Partnerorganisation, fragen wir Sie vor dem Abgleich Ihrer Daten mit der Stellenbeschreibung um Ihr Einverständnis. Vor einer eventuellen Weitergabe Ihrer persönlichen Daten treten wir mit Ihnen in Kontakt und holen Ihre ausdrückliche Zustimmung ein.

Sie können Ihr Einverständnis zur Weitergabe jederzeit per Email oder Post widerrufen. Eine Rücknahme des Einverständnisses zur Weitergabe der Bewerbung hat die Folge, dass keine weitere Berücksichtigung der Bewerbung für andere Stellen erfolgen kann.

Teil C - Informationen zum Bewerberdatenschutz nach dem Auswahlverfahren – Rechte von Bewerbern

1. Wann werden personenbezogene Daten gelöscht?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange wie notwendig. Unsere Regellöschfrist für eine Bewerbung nach Abschluss des Bewerberverfahrens (Absage bzw. Einstellung erfolgt) richtet sich streng nach den geltenden gesetzlichen Fristen.

 

2. Der ZGF-Talentpool/Pro-Network

Unter Umständen treten wir mit dem Wunsch an Sie heran, Ihre Daten in unserem Talentpool/Pro-Network speichern zu dürfen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn aktuell keine passende Stelle vakant ist, Ihr Profil uns jedoch sehr gefallen hat und wir Sie kontaktieren würden, wenn eine entsprechende Position absehbar ist.

Sind Sie mit einer Speicherung einverstanden, werden Ihre persönlichen Daten auf unserem internen HR-Server gespeichert. Nur berechtigte Personen haben Zugriff auf den Talentpool/ Pro-Network. In regelmäßigen Abständen kommen wir dann auf Sie zu und fragen um Ihre Einwilligung zu einer weiteren Speicherperiode.

 

Sie können Ihr Einverständnis zur Speicherung jederzeit per Email oder Post (Kontaktdaten s. Teil A.1) widerrufen. Eine Rücknahme des Einverständnisses zur Speicherung Ihrer Daten im Talentpool hat die Folge, dass keine weitere Berücksichtigung für andere Stellen erfolgen kann.

 

3. Betroffenenrechte

a) Recht auf Auskunft:

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern, sollte Ihre Auskunftsanfrage möglichst präzise sein.

  

b) Recht auf Berichtigung:

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach einer Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

 

c) Recht auf Löschung:

Sie haben das Recht, die Löschung der zu Ihnen gespeicherten personen­bezogenen Daten zu verlangen. Sollten gesetzliche Vorschriften, z.B. Aufbewahrungs­pflichten oder Ausschlussfristen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes  (AGG), eine Löschung nicht (umgehend) zulassen, werden Ihre Daten stattdessen in der Verarbeitung beschränkt (d. h. gesperrt), so dass sie nur noch zum Zweck der Beachtung der zwingenden gesetzlichen Vorschriften zugänglich sind. Entfallen die Fristen aus diesen gesetzlichen Vorschriften oder sind die Fristen erfüllt, werden Ihre Daten wunschgemäß gelöscht.

   

4) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

  

5) Recht auf Widerspruch:

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen.

  

4. Wie werden Ihre persönlichen Daten übermittelt?

Die Internet-Server unseres Providers erfüllen aktuelle Sicherheitsstandards. Wir versuchen damit Ihre persönlichen Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Bekanntwerden, Änderung und Löschung zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

 

5. Technische Information

Aus technischen Gründen müssen beim Besuch von unserer Webseite bestimmte Daten erhoben und gespeichert werden. Nähere Informationen dazu in der Datenschutzerklärung der Zoologischen Gesellschaft Frankfurt.